作業完了:担当者様不在でも、書類が出せる様になりました。

投稿日：

名古屋の整理収納アドバイザー藤谷です

　

　

コミュニティセンター様の整理収納が終了しました。

　

事務所内の書類、備品類の見直しと

　

配置の見直しをさせて頂きました。

　

　

　

こちらのコミュニティーセンター様は、

　

複数の仕事を担っていて、業務内容がとても複雑！

　

この忙しさをこなしている担当者様、

　

本当に凄いです！！

　

少しでも仕事の手間が減らせる様にしたい！

　

　

　

担当者の方が不在でも書類が取り出せる様に

　

ファイリング方法を大きく変えて

　

誰が見ても分かるように！一目瞭然ファイリング

　

を目指しました。

　

　

　

　

　

事務所には縦長のキャビネットが入っていました

　

before
高さがあって、沢山入りそうなんですが、

　

上段は高すぎて、奥に何があるのか

　

把握出来ない感じです。

　

奥の物はきっと使えてない！

　

before

　

また、綴じるタイプのファイルを

　

横置きで使っていたので、

　

重量があり、出すのが大変そうでした。

　

before

　

手前にワゴンや物が置いてあるので、

　

移動させてから取り出す、という

　

面倒な流れになっていました！

　

床にもストック品がありますね。

　

　

　

改善を重ねていらっしゃいましたが、

　

根本から改善するのはなかなか難しいと思います。

　

何せ、本当にお忙しいコミセンですからあせる

　

before

　

　

　

少しづつ買い足された収納用品が

　

高く積み上がってしまいました。

　

　

　

before

　

この場所じゃなくても良さそうな書類。

　

配置見直しました。

　

　

収納用品を増やすより

　

中にしまう物の量を考える！

　

　

担当者様へのヒアリングに時間を掛けて

　

何が減らせるか！どの順番が効率的か！

　

プランプランプラン??

　

お風呂に入っている時も、考えていました爆笑

　

　

　

　

まずは備品をカテゴリー毎に分類。

　

事務所には、今使っている物だけにして

　

未使用品は隣の部屋に移動しました。

　

使い切ったらストックから出す！

　

というサイクルに変更しました。

　

after
事務所の景色がどんどん変わって行きました

　

　

机の上や床の物が無くなりました！

　

　

　

窓際に重なっていたブルーの引き出しは

　

中を見直し、

　

別の場所にしまう事が出来る量になりました。

　

　

　

東の光が入る様になり、お部屋が明るくなってるアップ

　

　

　

　

頻度の高い書類は、机脇に収納。

　

　

　

担当の方が不在でも

　

何処にあるのか一目瞭然！

　

書類を出す事が出来たそうです爆笑

　

良かった！私も嬉しいですニコニコ
頻繁に使うコピー用紙も

　

床置きではなく、棚に綺麗に並びました

　

ここにも一目瞭然ファイリング！

　

お渡しする紙物はハンギングファイルが便利！

　

自分でも出せる様に、動線が絡まない位置に

　

配置しました。

　

背の高いキャビネットに貼ってあった紙も

　

マグネットシートを貼って、ここに

　

貼れる様に。

　

お部屋の空気感に変化が！

　

スッキリニコニコ

今回、書類の量は半分程に減りました！

　

担当者様も、

　

「何処に行ってしまったのか不思議なくらいです
?
でも、この量で良かったのですね！とても楽ですし
?
とにかくビックリしています！」と

　

喜んで頂けました。

　

　

・何となく
?
・同じ物を何枚も
?
・廃棄のルールが無かった
?
・人に聞かないと処分出来ない

　

　

紙1枚。そんなにかさばらないし

　

と思いますが

　

あっという間にかなりの量になります。

　

目を通さないと処分出来ないのが紙！

　

どんどんスペースを取っていきます。

　

書類は、仕舞う時に減らすのが鉄則。

　

必要無い物はしまわない！

　

何より時短に繋がります。

　

　

　

ヒアリングから数ヶ月、

　

何度かお邪魔しているうちに、

　

私もスタッフの一員になった様な気がしてます爆笑

　

近くに来た際はまた寄ってしまいそうです。

　

そんな気持ちにさせて下さるご担当様。

　

地域の重要な役割を担っていらっしゃいました。

　

ここがあると安心。

　

子供から高齢者の方まで、楽しむ為に集まれる

　

パワースポットでしたおねがい

　

　

今回、かつての仕事仲間の紹介で、この場と繋いで

　

頂きました。

　

私の整理収納で、以前仕事がしやすくなったからと、

　

担当の方にもお話しして下さっていた様です。

　

アドバイザー冥利に尽きますし、心から感謝します。

　

この場所のお仕事に関わらせて頂き

　

私自身、いろんな事を学ばせて頂きました。

　

ありがとうございましたニコニコ

　

近々、2階のスペースはリフォームされるとの事。

　

リフレッシュした空間も楽しみですね。

　

益々心地良いパワースポットになる事を

　

私も楽しみにしております。

　

　

　

　

　

　

　

事務所、個人事業主の仕事場整理にも
?
力を入れています。
?
スペースを生み出し、
?
ファイリング方法もアドバイスさせて頂きます。
?
忙しい！仕事の効率が良くない！と感じていたら
?
是非ご相談下さい。売り上げアップにも繋がります。

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

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